10. Qui va faire tout ce travail ? Dotation en personnel et ressources

Une fois que vous aurez une compréhension claire de ce qui doit être fait, vous serez mieux équipé pour structurer votre équipe de manière à diviser raisonnablement la charge de travail et vous saurez si vous devez recruter des employés à temps plein supplémentaires, employés intérimaires ou des bénévoles.

En fonction du nombre de personnes que vous comptez et du travail à accomplir, il existe plusieurs façons de structurer une équipe de communication. Vous pouvez avoir une équipe de communication composée d’une seule personne dont le travail est de tout faire, ou vous pouvez avoir une grande équipe hautement segmentée et spécialisée. Votre équipe peut s’agrandir et se réduire en fonction de votre situation par rapport à la prochaine élection. Il n’y a pas d’approche ou une formule correcte unique - assurez-vous simplement que vous disposez du personnel de la manière qui vous permet d’exécuter votre plan de communication aussi efficacement que possible.

MOCHA

Quel que soit le nombre de personnes dans l’équipe de communication ou dans le personnel de votre organisation, le modèle MOCHA d’attribution de la responsabilité de chaque projet ou stratégie peut aider à clarifier qui est en charge de quoi et à garantir que chaque projet avance. Le modèle MOCHA attribue les rôles suivants à chaque objectif, projet ou stratégie : Manager, Owner, Consultant, Helper, Approver (Gestionnaire, Propriétaire, Consultant, Assistant, Approbateur)

• Gestionnaire (Manager) : le Manager attribue la responsabilité et tient le propriétaire redevable. Le gestionnaire pose des questions difficiles, examine les progrès vers les objectifs, sert de ressource et intervient si le travail est hors-sujet ou doit être abordé différemment.
• **Propriétaire (Owner) : **Le propriétaire a la responsabilité globale du succès ou de l’échec d’un projet. Le propriétaire s’assure que tout le travail est fait (soit lui-même, soit en déléguant le travail aux aides). Le propriétaire décide qui d’autre impliquer dans le projet et à quelles heures et rend compte au gestionnaire. Il ne peut y avoir qu’un seul propriétaire pour un projet ou un objectif.
• Consultant : les consultants sont des conseillers - ils apportent leur contribution ou approuvent les parties d’un projet qui nécessitent leur expertise spécifique.
• Aide (Helper) : les assistants aident ou effectuent une partie du travail.
• Approbateur (Approver) : L’approbateur approuve toutes les décisions avant qu’elles ne soient définitives. L’approbateur peut être le même que le gestionnaire, mais il peut également être un directeur exécutif, un partenaire externe, un bailleur de fonds ou un président du conseil.

Le modèle MOCHA donne à votre équipe une structure claire mais flexible pour chaque projet. Si vous attribuez des rôles MOCHA à chaque objectif ou projet dès le départ, le propriétaire saura sur qui s’appuyer pour obtenir de l’aide et des conseils, ainsi que qui doit gérer et approuver le travail, et tout le monde comprendra qui est en fin de compte responsable de la conduite de chaque projet jusqu’à la fin.

Ce modèle permet également une flexibilité au sein et entre les équipes. Lorsqu’il y a une petite équipe de communication (ou juste une personne qui s’occupe des communications), cette ou ces personnes peuvent se sentir dépassées et ne pas savoir à qui elles peuvent demander de l’aide. En identifiant clairement les autres membres de l’organisation qui sont désignés comme assistants, consultants, gestionnaires ou approbateurs, les équipes peuvent se déployer pour répondre à la charge de travail au fur et à mesure que cela doit être fait.

L’autre avantage de l’attribution de rôles MOCHA à chaque projet est que cette méthode vous permet d’évaluer plus clairement la capacité de chaque membre du personnel et s’il dispose de manière réaliste de suffisamment de temps pour accomplir ses objectifs et ses missions. Si vous utilisez MOCHA sur vos cinq objectifs et qu’une personne est le propriétaire des cinq, et qu’aucun assistant n’est affecté, alors cette personne échouera presque certainement. Si, cependant, vous utilisez MOCHA pour chaque objectif et que personne n’a l’impression d’être sur-engagé ou de trop s’investir en examinant la charge de travail de chacun, alors le travail sera probablement bien fait et à temps.

A VOTRE TOUR :

Parcourez votre plan de communication et attribuez des rôles MOCHA à chaque objectif, ainsi qu’à toutes les grandes stratégies ou projets autonomes qui ont été identifiés sous chaque objectif.

En regardant la liste complète des responsabilités et des délais du MOCHA, posez-vous les questions suivantes :

Responsabilité du personnel et hiérarchisation des priorités

Quelle que soit la façon dont vous finissez par organiser votre équipe et attribuer des rôles, il est important que chaque personne comprenne clairement sa responsabilité et la tâche qu’elle a à accomplir, sachez comment cela s’inscrit dans le plan de communication global et sachez à qui et quand demander de l’aide s’ils ne croient pas qu’ils pourront atteindre leurs objectifs à temps.

Envisagez d’organiser une réunion régulière avec toutes les personnes impliquées pour rendre compte de leurs progrès, identifier les problèmes qu’ils pourraient rencontrer dès le début et réfléchir à des moyens de résoudre ou de contourner les problèmes. Vous voudrez peut-être également faire des vérifications individuelles ou des suivis avec tous les membres clés du personnel ou des bénévoles. Essayez de favoriser une équipe créative et qui accepte bien les critiques. Ne blâmez pas quelqu’un pour avoir échoué, mais efforcez-vous de créer une atmosphère dans laquelle ils se sentent libres d’admettre leurs erreurs et de travailler ensemble pour résoudre les problèmes et progresser sur vos objectifs en équipe.

Il viendra inévitablement un moment où il y aura trop à faire et l’équipe de communication devra choisir de prioriser certains travaux tout en mettant de côté d’autres travaux. Faire cela de manière ouverte et transparente, en fonction de vos objectifs identifiés, aidera votre équipe à comprendre quel travail prioriser et pourquoi, afin que les choses les plus importantes soient accomplies et que vous progressiez au maximum sur vos objectifs en tant qu’organisation.