5. ¿Cómo lo dirá? Identificando el mejor formato

La forma en que presente su contenido puede a menudo tener un impacto igual de grande como el contenido mismo en la manera cómo se le recibe y conserva. Un mensaje bien empaquetado se quedará con su público mucho más tiempo que uno aburrido o nada atractivo. Vale la pena pasar cierto tiempo pensando acerca de la mejor forma de presentar su mensaje e historia, dependiendo tanto del tipo de información que está intentando transmitir, y de la forma en que su público es preparado para absorberlo.

Contenido escrito

El texto frecuentemente es la forma preferida de transmitir información. Le ofrece al autor un mayor control sobre el producto final y asegura que el mensaje sea claro y prominente.

Las notas de prensa, los informes escritos, correos electrónicos, y publicaciones en blogs son formas comunes de escribir y transmitir resultados y observaciones. El mayor defecto de estas formas de comunicación es que pueden ser demasiado largas y nada interesantes. Un soso informe escrito de 30 páginas de hallazgos electorales no servirá de mucho si nadie pasa de la primera página. Algunos consejos a tener en cuenta para sus comunicaciones escritas:

• Asegúrese de que en todos los materiales escritos, la información más importante se transmita cerca del inicio del informe. Pregúntese: ¿si alguien dedica solo un minuto a leer esto, habrá aprendido la información más importante? En los informes más largos incluya al principio un breve resumen ejecutivo que esboce sus principales resultados.
• Cada vez que pueda use historias ilustrativas y la estructura narrativa ya examinada. Es más probable que la gente mantenga la atención y siga leyendo más allá de un minuto si se ven atraídos personal o emocionalmente a lo que escribió. En lugar de comenzar con hechos y estadísticas, concéntrese en valores e intereses o resultados personales.
• Intente adaptar el tono, vocabulario y mensaje de la información escrita a su público. El producto final debiera reflejar el lenguaje y tono que su público emplea y está acostumbrado a ver. Si es una nota de prensa, esta debiera estar escrita como si fuera una nota periodística. Si aparece en un blog como invitado, debiera hacerse eco del tono y el sentir de las otras publicaciones del mismo. Si es un informe dirigido hacia la comunidad internacional, deberá colocar su información y resultados dentro de un contexto internacional.

Las mejores prácticas para redactar una nota de prensa

Una nota de prensa bien escrita debiera leerse como una nota periodística: un artículo escrito para que refleje exactamente la historia y el ángulo que desea. Además de los consejos generales previos acerca del contenido escrito, las notas de prensa debieran también reflejar lo siguiente:

• El titular debiera ser breve, conciso y un reflejo claro de su historia o resultados, enmarcado exactamente como lo gustaría que esté. Si un reportero o miembro del público lo lee, debiera aprender la información más importante sin tener que leer algo más. Por ejemplo, Grupo de observación electoral efectúa PVT no es un buen titular para una nota de prensa. De otro lado, Grandes irregularidades encontradas en periodo preelectoral despiertan dudas sobre credibilidad de elecciones, encuentra grupo, es mucho mejor. Este transmite la información más importante de los resultados de modo claro, en lugar de pedirle al público que siga leyendo para encontrar la información importante. (Para que sea relevante, el titular no tiene que ser una mala noticia. Resultado electoral resulta creíble, encuentra grupo observador, sigue siendo relevante e informativo, al mismo tiempo que transmite una buena noticia.)
• Use oraciones y párrafos breves. Así es como los buenos reporteros tienden a escribir, y si quiere basar su historia en su nota de prensa eso será ideal.
• Prepare citas buenas y dignas de resaltar. Idealmente querrá que un reportero copie su cita y la incluya tal cual en un artículo. Arme una cita o dos, breves y dignas de resaltar, que sean atribuibles a figuras claves de su organización o movimiento. (¡Siempre haga que la persona citada la apruebe!) Podría querer dividir la cita en dos o tres oraciones, para así darle al reportero flexibilidad con cuánto de ella quiera imprimir. Por ejemplo: “Todos los españoles debieran estar orgullosos de la forma responsable, transparente y pacífica en que hoy se llevaron a cabo sus elecciones”, dijo María García, presidenta del Grupo de Observación Electoral de España. “Los observadores electorales estuvieron en más de 200 centros de votación, observando desde su apertura hasta el conteo de votos, y no vieron evidencia alguna de irregularidades generalizadas”. Sea cual fuere la oración de aquella cita que un reportero decida usar (o la cita completa), esta será informativa y digna de resaltar.
• Puede incluir varias citas de distintos líderes u organizaciones, solo asegúrese de que cada una diga algo distinto en tono y contenido.
• Hacia el final de la nota de prensa incluya una oración o dos en la lengua oficial acerca de su organización. Debiera ser escrita de modo tal que describa su trabajo y organización exactamente como quisiera que las agencias de noticias los describan.
• Incluya un contacto de prensa claro al cual los reporteros puedan llamar o escribir para recibir más información.
• Asegúrese, al igual que en todos sus materiales escritos, de que su nota de prensa dé el mensaje y no contradiga su marco.
• Aunque los medios son su público primario para una nota de prensa, también podrían ser formas poderosas de transmitirle al público sus resultados o cuestiones que hayan encontrado. Si planea colocar la nota de prensa en su página web, envíela como correo electrónico a sus miembros, o publíquela en las redes sociales y asegúrese de emplear un lenguaje y tono que todos los públicos comprendan y aprecien con facilidad.
• Debe saber la diferencia entre una asesoría de medios, un comunicado de prensa y una nota de prensa.
  1. Una asesoría de medios es una invitación a la prensa para que acuda a un evento digno de resaltar (una rueda de prensa, una convocatoria a dicha conferencia, demostración, oportunidad para fotos, etc.). Debiera incluir detalles claros de cuándo y dónde tiene lugar el evento, quién estará allí y por qué es digno de resaltar y de ser noticia.
  2. Un comunicado de prensa es una cita que los reporteros pueden usar en sus notas. Debiera ser considerablemente más breve que una nota de prensa y tener una oración o dos sobre el contexto o evento precipitante, seguido por una cita digna de resaltar y una oración o dos acerca del trabajo y misión de la organización. (Nota: un comunicado de prensa no es lo mismo que una declaración de observación o informe; consulte a continuación).
  3. Por último, una nota de prensa es el más largo de estos tres tipos de documentos para los medios. Debe escribirse en el estilo de un artículo periodístico y enmarcarse en la forma en que desee que los medios enmarquen su trabajo, cuestión o hallazgos. Véanse los Estudio de caso XIII. para ejemplos de notas de prensa de YIAGA AFRICA en Nigeria y PACE en Myanmar.
• Asegúrese de traducir sus materiales de prensa al inglés, para hacer que estén más fácilmente al alcance de los medios internacionales.

Las mejores prácticas para escribir declaraciones de observación y otros reportes

Una declaración o reporte de observación es un documento más largo (al que se puede resumir en una nota y/o declaración de prensa) con el cual transmitirle al público los resultados y recomendaciones de la observación hecha por su organización. La mayoría de las organizaciones de observación electoral emitirán declaraciones periódicas sobre el entorno preelectoral, así como una declaración o declaraciones acerca de la ejecución de los procesos el día de las elecciones, y un informe final que brinda un análisis exhaustivo de todos los aspectos de la elección observada. Estos documentos sirven como un importante registro escrito de las cuestiones de integridad electoral surgidas en el transcurso de un ciclo electoral dado. También presentan los hallazgos de su grupo en torno a los principales logros y vacíos en el proceso electoral, permitiendo así que las partes electorales interesadas fijen puntos de referencia para futuras elecciones y establezcan agendas claras para la reforma electoral. Además de los consejos generales proporcionados arriba con respecto a todo contenido escrito, las declaraciones o reportes de observación debieran también reflejar lo siguiente:

• Si bien es cierto las declaraciones de observación brindan un examen a profundidad de los resultados de la misma, tenga en cuenta que en su público no son todos expertos en elecciones. Presente los hallazgos claramente y explique toda jerga electoral. Por ejemplo, no asuma que los lectores entienden el nombre de métodos, equipos o documentos especializados que puedan usarse durante el proceso electoral.
• Incluya un breve resumen de su(s) conclusión(es), principales hallazgos y recomendaciones prioritarias; esto podría servir también como la base del contenido de toda nota de prensa acerca de esta declaración.
• Incluya una explicación de su metodología de observación que resalte cómo es que los observadores fueron desplegados y recogieron información.
• Incluya una sección que brinde información más profunda sobre sus hallazgos y análisis. De ser posible se le puede desagregar en subsecciones para así organizarlos mejor. Por ejemplo, una declaración de observación de largo plazo podría incluir subsecciones como “Registro de los votantes”, “Eventos de campaña” o “Proceso de nominación de candidatos”.
• Incluya una sección para recomendaciones que sean específicas, realistas, focalizadas y que tengan acciones como base.
• Cuando sea relevante haga referencia a compromisos y estándares internacionales o regionales (como la Declaración de Principios Globales para la Observación y Monitoreo No Partidario de Elecciones Realizado por Organizaciones Ciudadanas; el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, Comentario general 25; la Carta Africana para la Democracia, las Elecciones y la Gobernanza; o el Documento de Copenhague de la OSCE.
• Incorpore estratégicamente la visualización de datos, por ejemplo cuadros, mapas, infografías o fotos, en especial si desea resaltar un hallazgo particular, o si la visualización hace que sea más fácil entenderlo.
• En sus declaraciones preste atención al tono y la elección de palabras. Evite el lenguaje provocador o palabras que podrían resonar entre su público en formas que no desee.
• Fije expectativas razonables por adelantado entre su público con respecto a la programación de sus declaraciones de observación, en especial las que se refieren al día de las elecciones; necesita asignar tiempo adecuado para la recolección, limpieza y análisis de sus datos de observación.
• Cuando se entere de que habrá de necesitar una declaración en breve lapso (por ejemplo, en o inmediatamente después del día de las elecciones), considere qué partes de una declaración de observación podrían redactarse por adelantado (como la sección sobre la metodología), y antes de dicha fecha tenga un esbozo de declaración preparado con el cual sus dirigentes estén de acuerdo, de modo tal que el contenido o los hallazgos puedan insertarse rápidamente una vez estén finalizados. También puede preparar por adelantado la visualización de los datos, como infografías.
• Al igual que con las notas de prensa, intente siempre traducir los reportes al inglés para que capten así la atención de un público más internacional.

Contenido visual

Muchas personas aprenden visualmente y pueden retener mejor la información si les es presentada en forma gráfica o visual. Además, las representaciones visuales pueden a veces sintetizar ideas o temas complejos en tal forma que es más fácilmente comprensible para todos. He aquí algunos consejos para crear un contenido visual memorizable:

• Las fotografías pueden ser una forma poderosa y emotiva con la cual reforzar su mensaje. Los mejores fotógrafos se concentran en personas y detalles, no en escenarios o multitudes. Si planea usar fotos en sus materiales de comunicación necesitará crear un plan claro de quién habrá de tomar las fotos, cuándo debieran hacerlo y de qué, y cómo estas serán compartidas con usted. También querrá asegurarse de que la foto sea precisa: sus voluntarios o empleados idealmente serán la fuente, o esta será confiable de alguna otra forma. Pida permiso a la gente antes de tomarle una foto, especialmente en situaciones peligrosas o comprometedoras.
  • Sea consciente del montaje, iluminación y fondo de sus fotos. Por ejemplo, como grupo de observación probablemente llevará a cabo un montón de capacitaciones y tal vez termine con muchísimas fotos relacionadas con ello. Solo emplee las más cautivantes y busque una diversidad de escenarios y participantes. Asegúrese de que el contenido visual de su página web o redes sociales incluya imágenes además y más allá de las capacitaciones.
  • Si cuenta con los recursos para contratar un fotógrafo profesional para eventos importantes, piénselo. Unas buenas fotografías de eventos o de protestas, concentraciones, capacitaciones u otros hitos importantes pueden usarse en informes, redes sociales, páginas web, materiales para donantes y de promoción, y mucho más. De no poder contratar un fotógrafo profesional, vea si alguno de sus miembros está dispuesto a ofrecer su tiempo y habilidad fotográfica. Podría también invertir en una cámara digital de mejor calidad de la que ofrece un teléfono inteligente (aunque los modelos más recientes están equipados con cámaras cada vez mejores).
• Los gráficos e infografías pueden sintetizar conceptos o datos complejos en un formato fácil de entender y de retener. Al crearlos no complique demasiado las cosas ni añada demasiado texto. El producto final debiera ir al grano clara y sucintamente para todo aquel que revise una red social al paso. Para ayudarle a alcanzar esta simplicidad y claridad, piense en las tres a cinco cosas que quiere asegurarse de decir, y luego prepare una clara explicación visual y de una oración para cada una de ellas. Intentar transmitir más de una idea o estadística en un solo gráfico hace que la información sea increíblemente difícil de digerir y retener.
  • De ser posible emplee un diseñador gráfico para que prepare sus gráficos e infografías. Si no tiene recursos para ello, vea si alguien en su equipo está dispuesto a ofrecer su tiempo y habilidades. Un diseñador profesional le ayudará a evitar errores comunes, como un gráfico final demasiado atiborrado, complicado o que emplea fuentes y colores que chocan entre sí.
• Los memes visuales y GIF pueden ser una forma divertida y encantadora de conectarse con la gente en las redes sociales, pero solo si tienen sentido plenamente con lo que está intentando decir, y si los puede usar de modo auténtico. Nada es peor que una organización que intenta insertar su mensaje en el meme del día, y la gente rápidamente le hará saber cuando suene falso.
• La animación puede ayudar a destilar ideas complejas en conceptos simples y puede incorporar fácilmente el humor para atraer a su audiencia.
• Sea creativo con respecto a otras formas con las cuales contar su historia visualmente. Tal vez un ilustrador o novelista gráfico podría hacer una explicación o narrativa en forma de historieta, o un artista podría crear afiches o volantes visualmente llamativos los cuales pueda repartir.

Contenidos de audio y video

El contenido de audio y video puede ser genial para captar historias, transmitir información en poco tiempo y conectarse emocionalmente con su público. Aquí hay algunos consejos para producir un gran contenido en video o audio:

• Calidad de video: no hay una sola regla para la calidad del video, pero esta debiera reflejar el mensaje y la idea que se está intentando transmitir. Un video tomado dentro de un centro de votación con un celular o en medio de una protesta puede ser tembloroso o granuloso, pero eso transmite autenticidad. Sin embargo, un video explicativo que busca establecer su profesionalismo y pericia debiera estar bien filmado y editado para transmitir eso.
• Duración: tampoco hay una sola regla que rija la duración de su video. Al igual que con el texto, asegúrese de incluir la información más importante al inicio. La gente rara vez verá más del primer minuto, y en las redes sociales probablemente no pasarán de los 10 segundos. Comenzar con una introducción al tema o a quien habla es gastar segundos preciosos que no están transmitiendo la información más importante. Pero debiera tomarse el tiempo que necesite para transmitir su información, narrativa y punto de vista eficazmente, al mismo tiempo que conserva la concisión y va al grano rápidamente.
• Sonido: si está produciendo clips de audio para las redes sociales, la radio o podcasting, intente captar un sonido claro de alta calidad. Se perdona más unas imágenes malas que un mal sonido. Si está llevando a cabo una entrevista, hágalo en un lugar callado, de preferencia con un buen micrófono. Si está intentando captar sonidos ambientales o el de la multitud, sea consciente nuevamente de a dónde apunta su micro y qué está captando, en un intento de mantener el sonido claro y de alta calidad.
  • De tomar clips de video o de audio con su celular, sea consciente de que el micrófono estará más cerca de usted que de su sujeto. Debido a la cercanía es más probable que el micrófono capte sus instrucciones o su lado de la conversación. Evite hablar encima de su sujeto, para así hacer que posteriormente sea más fácil de arreglar o editar. Permita que su sujeto diga todo lo que tiene que decir sin interrupciones, y luego hágale la siguiente pregunta o dele la siguiente instrucción cuando haya terminado de hablar.
• Subtítulos: si planea publicar su video en las redes sociales asegúrese de que esté subtitulado. La mayoría de las personas que revisan Facebook o Instagram no tienen el volumen activado. Además, si en el video hablan la lengua local podría considerar incluir subtítulos en inglés, en especial si su público es la comunidad internacional.

Streaming de video en vivo

Facebook, Twitter, Instagram, YouTube y algunas redes sociales regionales ahora permiten hacer streaming en vivo, lo cual puede ser una herramienta poderosa. Esto esencialmente le permite tener su propia estación de transmisión televisiva, cuidar su propio contenido y mostrar los eventos en vivo y sin edición. El streaming en vivo es bueno para transmitir la urgencia y/o para interactuar con su público. Es una gran herramienta para transmitir eventos desde el campo a medida que tienen lugar, o para dialogar con sus espectadores. Además, el video de su streaming en vivo puede archivarse y compartirse para que sus seguidores lo vean posteriormente. He aquí algunos consejos para producir uno exitoso:

• Logística: asegúrese de tener ancho de banda y batería suficiente. Si va a hacer el streaming en vivo mediante un celular, este requiere una conexión confiable de Internet o de datos y usa bastante energía de las baterías. Planee qué hacer si el Internet se cae antes o durante su transmisión.
• Alcance: dígale a la gente que estará en vivo. Anuncie su transmisión por adelantado, de modo que la gente sepa cuándo y dónde conectarse. Facebook incluso le permite “reservar” un horario de streaming en vivo, de modo tal que se puede circular el enlace por adelantado. Si va a recibir preguntas o se ocupará de ellas, pídalas junto con los comentarios antes de la transmisión.
• Repetición: siga reiterando sus principales puntos. Su público sintonizará y se retirará en pequeños intervalos. Todo el tiempo se estarán uniendo nuevos espectadores. Asegúrese de reiterar frecuentemente sus puntos más importantes, y de presentarse varias veces junto con su objetivo.
• Haga un plan: Una transmisión en vivo no es una excusa para una hora de improvisación. Piense en quien se presentará en la transmisión y prepárele lo más posible: qué información está seguro que desea transmitir, qué mensajes debieran enfatizarse, qué preguntas le hará, etc.
• Herramientas: software como la plataforma OBS permite producir transmisiones en vivo bastante sofisticadas gratuitamente o de modo barato. Puede hacer streaming a múltiples plataformas, insertar subtítulos, tercios inferiores u otros gráficos, y añadir comentarios a otra transmisión en vivo mientras se está dando, y más.

Su turno: Productos de comunicaciones

Vea a sus metas, públicos y mensajes. Haga una lluvia de ideas con las distintas formas de empaquetar cada mensaje que mejor promoverán sus metas y resonarán con los públicos que tiene como objetivo.

Sea creativo con respecto a los productos de comunicaciones que desea producir, y cómo podría reutilizarlos para comunicarse con múltiples públicos.

Target Audience 1

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